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可变资料排版

更新日期:2012-05-21

DB Publishing,又或称为可变资料排版Variable Data Publishing(VDP),早已不是甚么新鲜的事。印象中,分类广告和黄页分类,都属于这一类刊物,需要专业系统处理。

除此之外,还有很多规模较细的出版刊物,都属于VDP 刊物,包括产品传单( Flyers )、Catalog、工商名录、购物指南、优惠券,商品吊牌等。现时这类的刊物制作,都经由人手方式处理。

这类型的出版物都独具特色,需要很高的数据准确度,但由于工序繁复而制作时间紧迫,这些特性往往局限了设计的美观程度。这类刊物需要集合大量数据资料,在制作过程中,因为零碎而繁复的数据来源,及数据的多变性,往往需要更多任务序来确保数据准确和完整,亦因此影响了美术设计的弹性。

问题增加工序 工序又增加问题

对DB Publishing有经验的人都知道,麻烦并不是要一次性地将数据排版,而是不停的数据更新,及设计式样的转变。有些甚至连整个构思都有改变,而这些更新更可能是零零碎碎的,没有一致的文件规格。有些客户会以不同的渠道给你数据,例如是一份Excel表或Word文件、一封E-mail 或Fax,有时甚至以手稿或以口述的方式通知。他们不会告诉你修改了哪些部分,只会将整份数据传送过来,可能连标点符号都不一致! 他们亦通常在输出的前一刻,才要求更新。另一方面,由于涉及大量数据、数字的集合,且由多个不同的来源传送过来,很多时又是零散的、没有规定格式的,有时还要加入照片或商标、对应相关的数据,令处理数据的人工作加倍繁复,以致缺漏补拍都是常见的事。也许最清楚要求的人,多半不是整理资料的人,这使沟通变得非常重要。很多时候为了避免出错,更加入多重校阅程序,拖慢效率。不知道大家有没有发觉这其实很矛盾,一方面需要多种程序来提高准确性,另方面又因多了工序而产生沟通难度,降低准确性。

例子:

举个简单例子,正如印艺杂志的最后几页,都会刊登出版社、印刷商、制作服务及材料设备供货商的名录。名录的资料来源,全部由各公司个别提供,交由印艺的制作团队排版,数据提供者可达三五百家。在每期的制作过程中,或多或少都会有人要求更新数据,编辑部收集所有传来的数据后,再找设计以排版软件改动。一般而言,编辑部会依据上期的版面,将数据直接更改,排版的样式也就一样。但在更新的过程中,若遇上严谨的公司,他们或需要编辑部将排好的稿件式样回传核对。

以这个例子而言,整个过程已经局限了名录的可观性、准确性及多变性。

新的技术 新的程序

随着新的技术发展,各大软件开发商都推出以XML 为蓝本的文件储存规格,例如Adobe InDesign CS4 已支援IDML文件格式;以结构而言,IDML 与XML 数据都属同一类型,数据交换自然变得容易得多。而IDML更包含InDesign上所有排版讯息,让数据处理与美术设计这两个原本南辕北辙的工序,突然变得容易互动。而且数据处理和美术设计可各自独立操作、并行操作,为DB Publishing带来了新局面。

如果,能一边输入数据,并一边预览排版的结果; 如果,在输入数据后,可以随心所欲转换设计式样,又不需再重新输入; 如果,数据更新后会自动发出电邮通知; 如果,能在任何能上网的地点,监察到数据的更改和制作的状态;如果,照片能自动对应数据数据,不需人手一张一张辨别; 如果,具这些功能的系统不需要很大的成本,和以专业人员操作,需要的人随手可用⋯⋯

若各位都有以上期望,也许会对下期的内容感兴趣。笔者会讲述一个我们所做的实例,一家全国性大型连锁超市的操作──因为建基于新的技术,让DB Publishing充满美感。