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印刷与资讯科技(10)——虚拟印刷管理学院

资料来源:IT IN PRINTIG印刷资讯科技 作者:KenMac(麦肯)集团黄国良总裁 更新日期:2003-05-23

文书处理仍未全面普及

近几个月来,由於我们推动印刷I.T.普及化的缘故,有更多机会接触到不同层面的业内人士,当中有熟识资讯科技为何物的,也有对业内电脑化及系统化很陌生的。

很多公司就算未备有任何印刷管理系统,在日常的计算及文书处理也已经使用M.S.Excel及M.S.Word,在半自动半手动的形式下实行I.T.化;然而,业内仍然有部分人士并未纯熟地运用电脑的文书处理以辅助日常的管理。

加上我在过往开办印刷课程的反映与统计,产生了[虚拟印刷管理学院」的构思,课题大致包括电脑应用常识(尤指在印刷业上的应用)及较专科的印刷管理学;在此我打算跟大家分享日常可应用的软件,市面上随处可买,投资不算大,使用简易,能增强运作效率及管理。

营销及项目管理为业内管理的重点

在印刷业内谈管理,当然离不开:

一)营销管理(Sales Management)

二)项目管理(Project Management)

营销管理包括书籍估价、包装估价、商业印件估价、估价成本分析、客户报价、销售合约、多类型的分析资料、如不同客户、不同销售员、不同产品级别一、不同时段、甚至不同国家的报价成功率、销售额、预算送货安排、预算生产状况等。

项目管理并非新兴的名称,由从前的生产管理Production Management,演进至业内人土开始关注的项目管理。从字面解释, Project当然比Production的层面大而阔,前者更有客户服务Customer Service的意思,由报单、落单、生产、跟单、汇报、改动、货运等,样样主动做到足,令客户有[被照顾」的感觉;而後者则有「日做夜做,埋首苦干」的感觉。

曾听过一刖故事,某送货员送货到一间规模不小的印刷厂,向一个穿著背心正在扫地的老伯问路,原来那老伯就是该厂的老板。此正反映出很多企业家习惯了事事亲力亲为,能节省的,非必要,都要节省,但他却没有计算他扫那个地的成本效益。

现代管理——可放手就要放手

现代管理,不再来「事事亲力亲为」那一套,而是「事事可放手,就要放手」,自己才可以做一些更高层次的事情,令成本效益大增。让手和脚停下来一会,你的脑袋也会灵活多了。

我尝试提出一个比较实在的「虚拟印刷管理学院」,假如你要培训一位印刷管理人,或培训一位助手,不妨看看有没有任何启示。

(一)认识日常电脑应用软件,如Windows、Excel、Word及 Access

在视窗的环境下,可以使用多种应用软件,如计算、文书、程式、绘图等等,这有助加速办公室电脑化的进程。有了好的根基,对软件的功能多认识,更能协助日後的工作。

(二)多认识电脑软硬体的新潮流

如互联网的应用,如何在互联网上宣传公司及产品、如何即时搜寻资料、哪些网站对你的帮助最大,或了解行内时兴的玩意等,这对资讯的掌握及推行公司的策略起了重要的角色。

(三)Corel Draw与包装印刷的应用

包装印刷最须考虑的是扣位与省纸, Corel Draw可辅助排版及模切上之应用。

(四)系统印刷概论

如印刷的概论如何有系统地传递,估价需考虑的因素,整个印刷管理流程等。

我在「Excel与印刷估价的应用」课程上,做了少许统计,发觉来上课的朋友,部份对Excel的应用不认识,所以对课程的吸收有阻碍。只有印刷知识,不懂使用辅助工具,不行;只懂使用软件,没有印刷基本知识,也不行。要令日常工作较畅顺,缺一不可。

另外,还有几项较专门的课程:

(五)营销管理、项目管理的概论

(六)ERP企业资源规划

(七)材料采购、物流及仓管

(八)工作时序编排

(九)产量、品质、成本、生产控制的实施

(十)IS0认证的认识

以上提出的课题,阁下可以自行找寻资料,以配合公司的需要;或可留意我即将开办的「虚拟印刷管理学院」,有机会,相互切磋吧。欢迎对「虚拟印刷管理学院」的设立提供宝贵意见。

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