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印刷企业的信息化管理:ERP

资料来源:《广东印刷》2005年第1期 作者:简川霞 更新日期:2006-01-03

随着全球经济一体化及国际竞争的加剧,印刷业也面临着激烈竞争。数字化大规模应用、生产周期缩短、印刷品种增多与印数下降,所有这些都使印刷企业的经营管理人员感受到巨大的压力。知识经济、网络技术和信息化对传统的管理观念和模式形成了极大冲击和挑战。毫无疑问,目前的印刷企业要想生存下去,只有创新管理才有出路。于是,建立一套科学的印刷企业管理系统势在必行。

一、目前我国印刷业的管理现状

目前,我国印刷业的管理体制正处于一个转型期。虽然印刷业管理系统不同程度地实现了信息化,但传统的管理体制在印刷业中还占有相当大的比例。传统的管理体制信息化程度低,主要依靠自身可利用资源来建立竞争优势,束缚了企业的视野,限制了创新思维,从而影响企业应变市场能力和经营活力。让我们来看看慧聪网关于印刷软件在线调查的一个基本报告。调查的主题:贵厂是否已经使用了印刷管理软件(ERP)。

从上图中可以看到,现在大多数印刷企业已经意识到信息化管理的重要性,纷纷引进印刷管理软件,以提高自身的竞争优势,但也有少数企业由于种种原因还没有加入到这个行列中来。对于ERP,业界有一种很流行的说法:“不上ERP是等死,上了ERP是找死”。正因如此,很多企业对此都持观望的态度,这实际上是对ERP还没有一个正确的认识所致。

二、什么是ERP

ERP(Enterprise Resource
Planning)的意思是企业资源计划,它是一种面向加工制造行业的以计划为纽带将企业的物资资源、资金资源、时间资源和信息资源进行科学管理的企业管理软件系统。实施ERP是企业管理革命的一种手段。ERP是当今流行的管理信息系统,从40年代起,其发展历程经过以下三个典型阶段:1.MRP——抓生产阶段,追求保障供应;2.MRPII——抓成本阶段,追求物美价廉;3.ERP——抓市场阶段,追求创新高效。企业管理信息化将促使企业通过管理创新和业务流程重组,在管理思想、管理模式、管理方法、管理机制、管理基础、组织结构、业务流程、规章制度和全员素质等方面实现全方位的改进和提高,从而提高企业的整体管理水平和竞争力,加快企业管理现代化进程。

事实上,ERP为印刷企业带来了巨大的经济效益。根据美国生产与库存控制学会(APICS)统计,使用一个ERP系统,平均可以为企业带来如下经济效益:
①库存下降30%~50%;②延期交货减少80%;③采购提前期缩短50%;④停工待料减少60%;⑤制造成本降低12%;⑥管理水平提高,管理人员减少10%,生产能力提高10%~15%。

三、实施ERP的准备

1. 观念的转变

认为“上了ERP是找死”的人大多是实施ERP失败了的,他们没有从根本上找原因,把一切失败都归咎于ERP。有些企业应用ERP却比较成功,南京爱德公司总经理韩沙宁是这样介绍用ERP的一些体会的:

①企业管理信息化的过程是一个渐进的过程,需要大量的积累,其中包括数据积累、人员的培训和对公司各方面的管理规范化。实施IS09000是很有裨益的,实施ERP则是企业管理信息化的一个较高的阶段。

②计财部在企业管理信息化过程中的核心地位:公司将在不同的企业可能分属不同部门管理的三大职能:数据统计、财务核算、计算机管理合并交由计财部统一管理。保证了对内、对外的数据的一致性、准确性。

③企业管理信息化是一个全员参与的过程,尤其是实施ERP,它的很多数据来源于员工们所填写的报表和单证。生产员工们每日填写的生产日报表是一个特别重要的环节,生产日报表的填写规范和正确是十分关键的。它可动态反映产品各工序的生产情况;协助生产管理人员搞好生产调度;与员工的出勤数据互为参照,方便数据的核对。还可指导业务人员的工作开展,满足客户的需要;记录员工的工作业绩,指导计件工资的发放等;为分产品的“财务成本”核算提供了可靠的信息。

④实施企业管理信息化必须具备完善、规范的管理体制,通过1S09000认证是必须的。IS09000的指导思想、逻辑性和管理方式为企业管理信息化及成功实施ERP创造了良好的环境,提供了必要的保障。

⑤“一把手工程”。企业管理信息化是一个复杂的系统工程,它不是单纯的计算机技术,更重要的是管理。实施成功的首要因素是公司高层领导的支持。“一把手”必须亲自挂帅、督导,企业管理信息化初期尤其需要如此。

爱德公司ERP的成功实施为那些对ERP保持低调的企业带来了曙光,也证明了ERP对印刷业是有益的。当然,实施ERP是一个艰苦的过程,只有在观念上有一个清楚的认识,我们才能更好地实施ERP。

2.企业是否具备实施ERP条件

企业是否适合实施ERP项目,或有必要用ERP来管理吗?这是企业首先必须明白的问题。深圳市科网联计算机技术有限公司总经理凌长明指出,企业在实施ERP项目之前,首先要弄清楚以下几个问题:我们真正了解ERP吗?我们上ERP的动机和目标是什么?我们的管理基础怎么样?我们的员工乐于接受变化吗?我们有必要的资源吗?企业只有弄清这些问题,才不至于盲目实施ERP。ERP的确能给企业带来巨大的经济效益,但真正实施之前,还要看我们是否做好了实施ERP的准备。良好的管理基础是实施ERP的关键,也是EPR发挥其效用的前提。我国大多数企业管理基础差,很多地方不规范,需进行大量BPR(业务流程重组)的工作,才能适应ERP的需要。

四、国内ERP软件介绍

在国际印刷类管理软件市场上,德国已经走在了前列,中国印刷企业由于管理机制落后,尚不能与国际接轨,因此这类软件还未能广泛进入中国市场。在国内印刷类管理软件市场上,北大方正、深圳科网联计算机技术有限公司和北京和佳软件技术有限公司的开发和研究比较成熟。

北大方正从1992年开始涉足印刷企业数字化管理这一领域,至今已有近10年的发展历史。2001年正式成立印研产品事业部,专门从事印刷企业管理研究、管理软件开发和管理咨询及数字化管理项目实施服务等工作。在从事书刊印刷企业管理软件开发方面已经比较完美,在国内出版物市场上占有较大份额,但在包装印刷企业管理软件开发和研究上相对薄弱。《方正全略》企业管理系统已成功应用于国内20多家印刷企业,到目前为止,基本保持100%的成功率。

深圳科网公司专业从事包装印刷企业管理软件开发。科网联ERP系统以JIT、CRM、零库存、成本控制、IS09000等先进的企管理念为基础,结合印刷企业的自身特点,为我国印刷企业的信息化管理提供了一套全面解决方案。整个系统分为三条主线,即:以生产管理系统为核心的“生产流”、以库存管理系统为核心的“物流”、以成本控制系统为核心的“资金流”。各子系统既能独立运行,又能组成一个大系统协同运行,各子系统之间数据高度共享。其ERP具有十大优点:

①粤港先进管理模式与企业实际生产的完美结合。

②ERP与IS09000有机融合,品质保证理念贯穿始终。

③实现以生产计划为重心的全方位计划机制。

④“成本核算”总揽全局,成功实施“小时成本”考核方案。

⑤帮助企业建立完善的管理标准。

⑥增强企业的业务竞争力。

⑦真正发挥财务部门的管理职能。

⑧系统设计专业。

⑨开发技术领先。

⑩产品易于维护。

北京和佳的“和佳ERP”印刷行业版采用了国外先进的现代化企业管理理论和管理方法,并充分考虑到印刷企业的实际情况和具体条件,既具先进性,又有适用性。能帮助企业管理人员对企业中大量的、动态的、错综复杂的数据和信息进行及时、准确的分析和处理,对企业的各项生产经营活动进行事先计划、事中控制和事后反馈,从而达到合理利用企业资源、降低库存、减少资金占用、增强企业应变能力、提高企业市场竞争力和经济效益的目的,使企业管理真正由经验管理进入到科学管理。

ERP对我国传统的印刷业管理思想是一个挑战,给在市场经济大潮中奋力搏击的印刷业注入了新鲜血液。虽然目前还有不少人对ERP持有不同的看法,但是印刷企业的信息化管理趋势是不可阻挡的。ERP将会迎来美好的明天。(作者单位:武汉大学印刷与包装系)