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善用IT 突破思维 升华印刷

香港印刷業商會月刊《香港印刷》第83期 更新日期:2013-03-27

 专访保诺时执行董事佘绍基

网络化及标准化已成为印刷业发展的大趋势。在香港印刷行业中,有一家充满活力的企业—保诺时网上印刷有限公司(e-print),善用IT 创造了巨大的商业价值,其网上营商及合版印刷的理念,将传统工业重新整合,与时并进,为行业注入了增值新能量。近年,e-print 更夺得「2012 香港工商业奖:生产力及质量奖」、「香港服务名牌奖」、「2008 香港信息及通讯科技奖-最佳商业应用系统奖(中小企-银奖)」等重要奖项,多方面的成就皆获得肯定。e-print 令人瞩目的发展,与其独具慧眼、大胆创新、喜欢脑筋急转弯的董事总经理佘绍基先生分不开。

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以创新成就印刷 凭实力勇夺殊荣

香港的印刷业有过百年的历史,相对于那些屹立行业多年的老字号来说,创办至今不过12 载的e-print 可算是行内的年轻小伙子,充满朝气,积极进取。企业的掌舵人─董事总经理佘绍基先生拥有擅于策划的灵活脑筋,以及勇想敢试、力臻完美的精神,为e-print 打下良好的基础,近年更迅速发展,并且喜讯频传,夺得多项殊荣,为印刷业争光,实在可喜可贺!

● 凭借其生产力、质量改良、领导、策略、卓越管理及资源管理等多方面的出众表现,从众多来自各行各业的公司之中脱颖而出,勇夺「2012 香港工商业奖:生产力及质量奖」。

● 从营运特色上一一只做四色(专色、跟色、大数量、签帐,则一律不做)、只收现金,突破固有传统印刷规则。从管理特色上,却善用IT 科技,创造自我监控管理系统(如:颜色管理监测系统、客户管理十大系统、生产控制中心统筹系统、智能辨识拼版系统、客户行为分析系统、反追踪系统、手机识别系统等),并早在2008 年荣获香港信息及通讯科技奖「最佳商业应用系统银奖」,这是过往开发网络印刷系统,其中一个成果。

● 在创新意念、质量、形象、环保及社会责任五大方面接受「香港服务名牌选举」的评审后,取得「香港服务名牌(TOP 唛)」。

● 作为一家有承担的企业,尽力履行社会责任,回馈社群,更获颁「第香港杰出企业公民奖-制造业银奖」。

● e-print 连续四年获嘉许为「商界展关怀」公司。

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从危机中洞悉商机 定位正确发展迅速

成功非侥幸,也非一朝一夕的事。佘绍基先生创立e-print 之前,已投身印刷业近二十年,起初从事制版,九十年代初进入国内营商,发展印前事业。后来,印刷工业亦出现了重大变革,制版业被视为夕阳行业,这时,他必须要慎重思考,下一步该怎样走。

后来,一次台湾考察给佘绍基先生带来了启发,当时有不少台湾制版企业结业,但也有少数成功转型至合版印刷。有见香港中小企对印量少、价钱相宜的宣传品印刷需求很大,加上香港已拥有成熟的IT 人才,电讯网络正好急速发展,又得到四位从事印前耗材、制版、印刷及机器买卖的朋友的信任入股,佘绍基先生决定结束国内的生意,回流香港,重整旗鼓。无惧911 事件带来的不景气,在2001 年十月成立保诺时网上印刷有限公司(e-print)。

由起初集资得来的200 万港元,从开业时在香港一个1,800 呎的细小工厂单位聘用六名员工,发展至目前香港与内地共有600 多名雇员,门市及厂房总面积达70,000 余呎,在观塘工业中心自置40 多个单位,在全港开设13 家门市,近年更在马来西亚自置物业及开拓了4 家分店,佘绍基先生可谓成功开辟了香港短版印刷版图。这12 年间的快速进步成长,并不代表e-print急于扩张。事实上,公司头几年的订单多得应接不暇,但佘绍基先生坚持先为企业巩固根基,为未来发展作好充分的装备(包括公司的IT 基建),直到2006 年才开始拓展分店。e-print 的规模越来越大,取得今日的成功,归根究柢是能够突破固有思想,选取了正确的商业模式─网上营商,并且紧贴市场脉搏,不断融入创新元素。

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网络世界改变营商环境 信息科技令印刷业升华

公司名称已为未来定位

“ e-print.com.hk”这个品牌名称已清晰表明公司的定位是网上营商,而中文名字「保诺时网上印刷有限公司」更代表着对客户「承诺保证准时」。现时,e-print 每天接上过千份订单,不可能仍由传统手法、工艺、流程,就可以做到保证、承诺、守时。

要同时做到质量好、价钱平、效率高、服务佳,并非易事,加上e-print 的生产厂房分散在观塘工业中心四栋工厂大厦多层的几十个单位内,又有港九新界十多家门市和国内的客户服务中心,增加了管理的难度。佘绍基先生说:「网络世界改变了营商环境,时至今日,还有甚么比运用IT 更能有效提升管理?」公司能够在传统印刷的基础上加入IT 新元素,透过开发注重与客户互动、促进生产管理的多个完善系统,让网络化、标准化作业流程及科学管理的数据,成为为企业保驾护航的最有力后盾。

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实业依靠是什么?

「网络世界改变营商环境」, 从网络系统中,e-print 的确取得绝对优势,但是拥有系统后是否就能成功?企业是否就能生存呢?佘绍基先生说:「当然不可能,实业依靠是什么,是生产能力及管理能力,才有竞争力。」仍然保守地使用旧式机器,管理又落后,有生意又如何呢?最后,老板就只有拼命的「做」。

e-print 明白实业生存之道,因此生产厂房也不断选购先进的印刷设备、自动追色系统、后加工设备方面,更引进各种自动化的折纸机、胶装龙、骑钉龙、切纸机、啤工机,以及全新数码印刷系列。从整体设备来看,公司基本上都是选购比较新一代全自动化加工机器设备。佘绍基先生说:「新设备只花三至五分钟就较版完成,而部份机器更是由新手阿姨操作,现在只有机器维护、颜色管理、物料备货等,才是全线专人监控。」而所有机器设备已跟有关厂商家配对好e-print 的管理系统,并对应CIP4,令作业员更容易操作使用。

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前瞻性的企业管理

生产控制中心统筹系统在收到订单后,系统就编排优先次序,将工作安排到不同的印刷车间,自动拼版。结合网络,合版印刷的优点得以充分发挥,把不同客户相同印量的印件组合成一张全开大版,就能够共同分摊制版及印刷费用,即使小批量制作,也能够获得快捷高效的低成本印刷品。这系统也能做到时间管理,提示不同部门的员工需要完成工作的时限。

除了这个系统外,更有颜色管理监测系统、客户管理十大系统、智能辨识拼版系统、客户行为分析系统、反追踪系统、手机识别系统等。所有系统都是自己研发出来,减少各管理者工作量,从而达致最高效益。

其实,佘绍基先生现在大部分时间都不在公司,他喜欢观察外面的世界,扩阔视野、吸收各种精髓、增加开发灵感。e-print 的各式程序系统,不少都是来自他的奇思妙想。例如:

● 生产控制统筹系统会自动根据交货时间、优先次序排单,并将工序分流至不同的生产线,这借鉴了航空公司售票及航班编排系统,以及警察的指挥中心,从而构思出来。

● 有一次,他在国内柜员机提款后,立即收到银行的短讯通知,于是灵机一触,将这个做法放进公司,从而发展出自家的SMS 信息系统。

● 公司的反追踪系统,就是他从一套外国电视剧中取得灵感后,向员工提出这个新点子后,IT 部就自行开发出来了。

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CEO 懂得放权 员工享发挥空间

有了网络科技和先进设备蕴含的巨大生产力,还要有掌握企业发展路向的管理者。佘绍基先生透露,e-print 的五位股东中,他的年纪最大,但其他股东不是退休就是处于半引退状态,平日见面时只会谈谈去哪儿吃喝玩乐、游山玩水,很少谈公事。这既显示了股东们对他非常信任,也反映出公司现由他主力营运管理。

企业的掌舵人、总参谋,要为公司制定发展方向,构思执行计划,指挥不同部门付诸实行。不过,佘绍基先生坦言自己也是喜欢休闲自在的,因此他每天都会思考:「我怎样可以轻松一些,不用事事亲力亲为那么辛苦?」这个想法推动他善用IT,建立多个数码化系统,不单使印刷增值,也引导了e-print 走向系统管理制度。当他的思维、管理意念融入系统后,自己就无需参与太多公司的日常运作,员工各司其职,公司仍然运作畅顺,前进发展。

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身为执行董事的佘绍基先生曾形容,总经理徐柏炜先生是「文官」管江山,自己是「武官」打江山,各具专长;有些同事懂的东西他未必懂,就算懂也未必如他们专业,所以给予原则方向后就放手,他们一定可以发挥得更好。此外,公司营造了互信开明的气氛,佘绍基先生对员工有话直说,员工也乐意向公司提出意见。很多系统辅助软件构想,都是前线员工提出,佘绍基先生认为「协助员工成功就等于自己成功」。

e-print 的大家庭现有600 多名成员,香港员工平均年龄40 岁,而国内员工更加年轻。佘绍基先生认为,除了给员工有发挥的空间外,公司前景、公平合理的对待、工资和奖励等,都是员工奋发上进的动力,也能凝聚他们,对公司产生归属感。赏罚分明也很重要,例如透过资料分析系统-管理者可以根据员工的营业额、出错率、客户意见等以进行评核,继而论功行赏。

因此,佘绍基先生认为一个成功的CEO 应当懂得放权,同时懂得利用系统不断积累的数据资料,协助分析管理。

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实践社会责任 致强制反馈社群

企业是社会的一份子,成功的企业必须具有社会责任感。e-print 成立至今,一直本着「取诸社会、用诸社会」的理念,对关注环保、扶助弱势社群、关怀小区 及员工不遗余力,佘绍基先生既身体力行,也鼓励员工参与。2011 年,公司获颁「香港杰出企业公民奖-银奖」、「友商有良-卓越企业嘉许状」及「中小企业最佳拍挡奖」,又连续四年得到「商界展关怀」标志,这正是各界对e-print 多年来积极将企业公民理念融入营运策略和管理措施中的肯定及嘉许。

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关注环保:除致力推动清洁生产,采取各种环保措施外,还设有「剩余及瑕疵品捐赠制度」,将这类物资捐往不同机构,循环再用。

扶助弱势社群:经常为社会福利机构、慈善团体、学校社团等提供印刷或捐款赞助,并发动员工积极参与募捐活动,关心受天灾影响的灾民。

关爱员工:着重平等机会,无分彼此,和平共融,残疾人士、再培训人士及弱势社群都会聘用,让他们获得尊重,享有同等的晋升机会。

重点项目:公司在香港书展推广活动「印出理想,印出作家梦」中,全力支持香港知专设计学院的学生,实现出版及营销体验计划,安排一个展位给优胜学生落实毕业报告的营销计划。

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思想突破框框 行动大胆创新

爱动脑筋、喜欢思考分析的佘绍基先生说:「勤奋而取得成功的时代已经过去,单有学问也不足够,因市场变化比工业变化来得更快。」他不爱束缚在公司,也因为想多掌握市场环境、行业趋势、客户需要的是什么,从而对业务作出适当的调较和部署。走出办公室后,他还可以在一个较抽离客观的位置,冷静地观察和思考,突破一些传统、固有的思想框框,为公司注入创新元素。

佘绍基先生过去也常常思考「怎样编织更大的网来捕捉更多的鱼」、「怎样扩大森林吸引不同猎物走进来」,并且他要令公司本身强大,而非靠一己的力量使公司壮大。他举例:这几十年间,香港的大型连锁超级市场逐渐淘汰士多和杂货店,前者是「公司有几强,生意有多大」,后者却是「老板有几强,生意有多大」,e-print 正向前者的目标进发。

持续创新是企业增长的不竭动力。对于e-print 来说,创新永无止境,「没有传统便没有现在、没有创意便没有未来」是公司的营运方针之一。生活中许多的人、事、物都可触发创意,带来灵感,或许有些看似天马行空,但如果不去尝试,就永远不知道结果。佘绍基先生深信「成功的唯一方法就是行动」。试想想,如果他当初徒有鸿图大计,却没有付诸行动,就不会有今天e-print 的成绩吧。

e-print 有赖台湾业界扩宽了他们的视野,才有今天的成果。佘绍基先生很感谢台湾崭新股份有限公司、威誉香港有限公司、家里蹲创意印刷股份有限公司、卡之屋网络科技印刷有限公司、建豪印刷事业股份有限公司各CEO。

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