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印刷二维码让公文流转更安全便捷

更新日期:2018-04-09

今年两会,二维码再次出现在政府工作报告首页,读者只需扫码,就能轻松了解政府5年来的重点工作成果。

公文作为政府机关行政办公的重要信息载体,在流转过程中对区域性、敏感性、准确性、及时性、可追溯性等方面要求较高。相较于目前公文流转中较多使用的一维条码,二维码可以在一定程度上解决上述问题。

公文流转过程中常需要限制传达范围。传统的文件分发方式是由各单位综合办公室人员汇总文件,再根据文件的内容进行分发,这种方式极易导致文件分发人泄露信息。借助二维码可以存储信息的原理,可以将公文中的敏感信息通过加密方式存储在二维码中,确保敏感信息在分发过程中不可见,而公文指定的阅读人员只需扫描印刷在公文上的二维码即可解密内容获取信息。

政府机关工作人员在撰文过程中,常需要整理和摘录不同公文的内容,用于政策的梳理和理论的佐证。由于公文发布机关信息化建设参差不齐,难以保障获取原文电子版的渠道畅通,往往只提供纸件或非可编辑文件参考。工作人员不得不手工摘录文字,负担很重。借助二维码存储信息的原理,可以将文章的内容或指定官方发布链接存储在二维矩阵中,实现资源随文件流转。

政府机关中对公文内容的准确性要求极高,文章转录要求与原文只字不差。然而,对于负责内容核校的工作人员来说,实现难度很大。很多有价值的文章无法在第一时间从官方渠道获取,有些甚至只提供纸质文件。OCR技术虽然可以进行图文识别,但也只能在一定程度上减轻工作人员手工誊录的负担,内容核校仍需要耗费大量人力。借助二维码存储信息原理,则可将文章的数字摘要存储在二维码中。负责内容核校的工作人员,只需将非官方渠道获取的内容与原文数字摘要进行对比,就可判断内容是否一致。

政府机关工作人员每天处理大量公文,一旦出现公文处理不及时的情况,需要追究办理者的责任。有时,会出现文件分发者与文件实施者相互推诿,难以确定责任情况。借助二维码存储信息的原理,则可以进行公文的扫码流转,实现公文的传播溯源。

目前,政府机关多通过内部办公系统(OA)流转公文。根据国家网络安全的相关要求,OA系统需要与互联网隔离。而外出人员在网络隔离情况下,无法实时给予处理意见,这也是机关行政事务办理周期冗长的原因之一。借助二维码存储信息的原理,结合信息加密技术,可让工作人员随时随地处理公文,并确保公共网络中信息的安全便捷传递。

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