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江苏省启动“图书期刊印制动态管理系统”

更新日期:2010-04-19

寻找并开发使用更先进的管理手段,是这些年江苏省新闻出版局从改进、提升管理水平的角度一直努力去抓的工作。近年来,江苏省新闻出版局对网络印刷管理系统项目的开发高度重视,与科技部门一道,研发了“图书期刊印制动态管理系统”。这套面向出版、印刷、管理开发的网络书刊印
刷动态管理系统,自2007年3月全面开通使用以来,连续3年实现无纸化网上备案,委托书上网总数77884份,节约各项费用200多万元,得到了使用者的一致好评。
    那么这套网络管理系统是从哪些理念开发形成的?有些什么技术特点?网络管理服务都有些什么优势?记者带着问题在全国印刷监管网络系统现场交流会上进行了采访。通过这次采访,对总署“逐步推广印刷复制网络管理信息系统”的工作部署有了更深入的认识,对“图书期刊印制动态管理系统”有了详细的了解,在此把它介绍给大家。
    纸上委托备案捆住人
    江苏省新闻出版局印刷管理部门在对印刷业的管理过程中通过不断调查研究和理论学习,对行业相关政策和法律、法规有着深刻的理解。比如,他们通过日常管理认识到,关于图书期刊印制委托书的备案制度,不仅是对出版社、印刷企业的要求,也是行政管理部门依法行政的重要手段。委托书作为法律文本,是企业合法经营的护身符,是企业认真执行5项制度的具体体现;同时也是印刷管理部门执行监管防止非法印制活动发生,促进印刷业健康发展的重要措施。这个规定非常必要。但在实际工作中他们看到,由于多方面的客观原因,确实存在执行难的情况。
    按规定,印刷企业要拿到委托书才能印。但从出版社到印刷厂再到管理部门,各部门都要填写盖章,如果是异地印刷,完成委托书甚至要多次往返不同城市、不同部门。江苏地域跨度不是特别大,但当地业内人会告诉你,徐州一个印刷厂到南京接单备案,要来回往返700公里。小轿车过路费340元+油耗400元+业务人员一夜住宿,费用至少超过800元。
    出版社有时忙起来要发几十万的图书大单,除“发印单”要发给印刷企业外,还要重复开具“委托书”。特别是在教材忙期,开出印单都要加班,时间、人员、工作量都是问题。
    企业备案过程中也常会遇到人员出差、开会的情况。局里转变机关作风以后,印刷业管理处有个规定,所有来办委托书的即来即办。即使是这样,因部门人员有限,仍难免出现人员忙没人留守的情况;管理处办公室里常不停地传来啪啪的盖章声,公务员被陷在这项机械工作里,一份四联单就要盖4个章,印刷量大盖章量也就大。另外,管理人员去企业检查,遇到企业派管委托书的人员不在家,只好拿出备案哗啦哗啦几个人同时查很长时间;地市有时也来电话查备案,但查起来很困难……
    种种原因给委托备案工作带来困难,甚至使印前备案流于形式。企业检查印刷委托单常拿不出来,或拿出来的没有管理部门的章,有的企业要等到一个月、几个月甚至一年才跑到省局来盖章。这种状态显然与行业管理的要求,与愈来愈快的经济节奏不相适应,与印刷业发展不相适应。同时“委托单”上面的相关数据也没有被充分利用来进行行业统计和分析,造成审批与监管的脱节,出版单位一单多用、一号多用,很难通过已有资料进行验证,管理上很不方便。
    网络技术手段解放人
    “大力创新行政管理手段,努力提升依法行政水平,不断优化向新闻出版强国迈进的行政环境。”“有条件的地方可输入计算机,建立数据库,实行动态管理。”——新闻出版总署的相关政策和规定给了江苏印刷管理者改革的动力,他们说:“无论从管理的角度还是从服务企业的角度,都要用现代化的手段进行委托书的管理。”
    2005年,江苏省新闻出版局组织了网络管理软件开发课题组,由印刷业管理处牵头,省印刷研究所电脑公司及出版印制量大的出版社、印刷企业共同参与。经过两年的精心准备,于2007年3月开通了“图书期刊印制动态管理系统”,江苏全省所有的出版社和出版物印刷企业一次性全面投入使用。该系统的使用实现了管理部门通过互联网对出版单位、印刷企业图书期刊印制活动的实时监管和服务。系统开通至今,江苏省新闻出版局实现了印刷无纸化网上备案,委托书上网总数达77884份,已完成备案总数69045份,系统运行稳定,共节约各项费用200多万元。印刷业管理处钱薇处长在介绍这组数字时感慨地说:“可以想象这样大的数字要到管理部门备案的话,工作量是非常之大的!”在2006年实施系统之前,印刷企业奔波于出版社和管理部门之间,管理部门埋头于备案纸堆之间——钱薇从桌子下面搬出厚厚的几大叠备案材料举例,2006年,仅江苏教育出版社到管理部门备案的一张张装订起来的备案材料就有厚厚的5大本!如今,出版社重复打印的工作量少了;印刷厂是最大的受益者,再不用费时费力费钱四处奔波,上网点击鼠标就可以接单,成本大大减少不言而喻;管理部门服务工作优化,效率提高了。
    系统启用之前要做行业数据统计,一般直接联系统计印刷加工企业,要经过繁琐的备份,统计大量的数据,现在用网络电子表格数据很快可以调出并统计出所需数据。
    系统还具备网上备案和批量导入功能,为出版单位提供了标准的数据接口,出版社发印单信息系统数据可以批量导入系统,减少了重复录入的工作量,方便出版单位的使用。如今每天可以批量导入数千条信息,这在以往是不可思议的。
    动态网络信息服务人
    通过系统能实时监管图书期刊印制的动态。打开出版社、印刷企业、管理部门的系统客户端,你能随时了解和掌握每本书印制的过程,查看委托书进入到什么状态。比如,某出版社一册小学语文课本,出版社是否填发了网上委托,现在印刷厂的环节是否完成接单,是否已经完成了备案,出版、印刷、管理三方都可以在自己的客户端了解情况。客户端还可以随时查阅了解单本书的出版社、承印者、图书开本、定价、字数、印数等资料;管理部门可以随时通过各个印制单位的资料了解该单位的生产规模、生产状态,了解某项关口的总体数据。
    通过系统能实时调整出版物印刷企业数据库。出版物印刷企业每年都可能有变动,有注销、有未通过年检,企业设备随时都可能有调整,这一切随时可以在数据库中显示出来。所有出版物印刷企业都在系统库中,出版社下单,必须从数据库中选企业。这样就杜绝了出版社在不知情的情况下,将任务发给没有出版物印刷资质的企业。
    一次,某印刷厂因印刷盗版被吊销了出版物印刷许可,系统及时将这家企业删除,出版社从库里调不出这个企业的信息,才知道该企业已没有了图书印制资格。系统对企业准入、退出的管理非常有效、直观。过去查委托书常常漏项未填,给管理带来诸多不便。如今在网络上填写各项内容时,漏填项目单子就走不了,因此不存在数据的缺漏。数据更加全面、准确、可靠。特别是案件查询的时候,很多查询方式能为案件的判断提供方便快捷的信息。
    无纸化资料便于保存,按规定备案需保存两年,数字备案可以保存若干年。系统挂在新闻出版局的网站上使用,使得出版局网站的点击率迅速上升。出版局用户还可通过该系统向出版社、印刷厂发布公告、通知等。
    在网络环境下,一台服务器,出版、印刷企业客户端一台电脑和优盘、硬盘就能实现这所有的链接。江苏局的网络监管系统使他们的管理水平实现了一次大的跨越,但他们还提出了更加理想化的构想:
    1.建立全国出版物印刷管理数据中心,实现全国各个地区的跨地域的大的印刷管理系统联网。如果实现联网,总署可以掌握全国出版物企业及其生产的情况,各地可以解决省际进出准入的问题,管理能够延伸至地市县三级行业行政管理。
    2.引入CA认证系统,实现真正的网上盖章。3年前上该网上认证系统需要80万元人民币,但随着该系统费用逐渐降低,其开发使用可以解决备案的法律效力问题,系统安全性也会有所提高。
    3.扩展与图书、报刊管理系统的兼容性,实现图书、报刊、印刷、发行管理系统的无缝对接。
    总结这条系统的使用特点,可将其归纳为:行政监管动态化、服务效能更优化、企业成本最低化、行业统计科学化、系统运行安全化。