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建立网络时代出版单位的核心竞争力

更新日期:2003-01-17

市场经济条件下的出版单位(出版社、报社、杂志社),在竞争中处于优势,则必定建立起了完善的科学管理体系,这种科学管理体系的建立以及内部各种流程的标准化,使得个人对出版单位的整体影响下降,团队作用上升,同时也减少了由于重要领导人的变动而使出版单位面临市场风险的机会;这种科学管理体系的建立,使得出版单位比以往任何时候更加快速响应市场的变化,快速并了解读者需求;这种科学学管理体系的建立,使得资源配置更加合理有效,出版单位可以快速的整合资源,满足市场上变化了的读者的需求。出版单位的导向完全变为以市场为中心,以读者需求为中心。

  这个时候,在出版单位和市场之间,出版单位内部之间,信息就成为了沟通的桥梁,信息在此流动的准确、快速、有效就成为了出版单位赢得市场的关键。这是因为各个出版单位都建立起了科学的管理体系,他们之间的竞争已经变成了不是是否建立了科学的管理体系,而是信息之争,这种信息之争表现在信息流动的准确、快速与有效上。

  网络时代到来,互联网技术与数据库技术的成熟应用,为出版单位信息之战提供了强有力的工具,也为出版单位的发展提供了新的机遇,出版单位完全可以抓住此次机遇,通过自身的信息化改造,使得采编流程再造,从而提升从市场获得信息的速度,加快信息在市场、出版单位及出版单位内部的流通,进而在网络时代的竞争中立于不败之地。

  由于出版单位(出版社、报社、杂志社)三者生产的产品的周期和特性不一样,其采编流程再造也不一样,所以下面所举例将以杂志社采编流程的信息化改造为重点来说明之。

  一、市场与出版单位之间的信息化改造

  曾经一度,出版单位的采编部门,远离市场,闭门生产,不管市场的需求,生产出的内容在市场上销售不出去,造成很大一部分的浪费。后来这种问题得了解决,采编部门开始贴近市场生产。由于各个出版单位都有了这种市场意识,市场上开始出现了竞争,这时谁越快越早进入市场,谁就能获得市场的先机,谁也就会在竞争中获胜。随着对全面质量管理在出版领域的应用,那些不适合读者需要的产品也为质量不合格的产品的理念在出版单位得到深入的贯彻。

  采编部在市场与采编部门之间这段工作流程变革,可以利用互联网技术和数据库技术,进行信息化改造,这样便可以省去许多中间环节,使采编部与市场变化保持同步,直接依据市场反馈过来的信息进行选题策划,然后使得采编部调动刊社资源来完成这些选题内容,生产出市场需要的产品。

  以杂志社为例。杂志的出版出期一般处于图书和报纸之间,以月、半月、双月甚至一周为周期出版,因此杂志一般有固定的读者群,维系这些读者的忠诚是杂志社要做的重要的事情。不断满足这些读者的需求,刊登这些固定读者群所关心和喜爱的内容是采编部门的编辑们首先要考虑的选题,也是实现读者忠诚度的重要方法。读者知识、年龄、职位、社会地位又是随着时间不断变化的,编辑们当如何随着时间动态的变化呢?如果没有计算机、互联网技术及数据库技术的应用,很难来进行统计分析完成庞大的信息传送,将读者的需求、心理趋向及消费趋势放在采编人员眼前。

  成立读者俱乐部,建立起读者数据库就是一个很好的对读者进行管理的办法,这也是进行杂志社采编流程再造和信息化改造的源动力。运用数据库技术,将读者的年龄、性别、工作单位、职位、月收入、联系方法、电子邮件地址、喜好等存进电脑,是由电脑来对这些读者进行管理的,有了这种管理,获得读者各种需求信息变得简单化。

  在完成这些信息改造以后,可以使用数据库营销的方法以及通过俱乐部不断举行的活动,来调动读者对刊物的关注与参与度,不断的从读者那里获取信息。杂志社还可以建立起刊社的网站,网站的后台同读者数据库相联结开展一系列活动,获得读者的需求信息。当然,编辑人员还可以针对某些问题,使用网络和读者数据库,通过电子邮件和读者进行互动。这些信息互动可以是编辑向读者提出读者所关心的话题,或者预先罗列一些选题,试探读者所关心和喜爱的程度,或者是编辑们向读者询问前一期刊物的内容的好与差,进行评刊活动。编辑们还可以通过网络数据库将确定下来的选题向读者征求稿件。

  以上所有这些大量繁杂的工作,由于应用了数据库技术和互联网技术,许多工作可以瞬间由电脑来完成,编辑们只需在每台电脑的终端查看结果和数据即可。同时,由于建立起来读者俱乐部和读者数据库,编辑们还可以策划一些活动,使数据库营销活动同传统的营销活动结合起来,网上网下互动进行,把刊物的内容做得更好。

  运用了互联网技术和数据库技术,采编部达到了从未有过的与市场零距离的接触。信息化的结果,完全颠覆了传统的采编部的选题模式、选题流程,使得采编工作流程得了初步的再造。而其后的对出版单位内部的信息化改造,则使整个采编流程得以脱胎换骨。

  二、出版单位内部的信息化改造

  在没有使用计算机进行管理以前,许多出版单位的资源配置状况令人担忧。一些主要作者的资料在一些编辑的个人手里,一旦这些编辑离职这些资源就可能失去。发行部的每月或者每年的发行状况及区域发行状况采编部的编辑们看不到,一旦发行出现问题,发行部人员就会怪罪采编部人员内容质量下降所至,采编部则会怪发行人员不得力,互相推委。事实上,发行数据统计晴雨表对于发行人员和采编人员同样重要。而最为要命的是,在采编人员确定完选题,要完成选题的内容时,却发现跟本没办法完成该选题,而实际上出版单位完全有能力在资源有效利用的前提下完成此选题。

  资源的配置不合理,条块儿分隔,信息不畅通,使得采编工作在内部造成瓶颈。为了完成采编流程的彻底的再造,出版单位内部的信息化改造势在必行。

  以杂志社内部为例。为了完成企业内部信息化及资源合理,最近一些年来,许多厂家推出了各种各样的ERP系统,用于企业资源重整及信息化改造。这样的一个系统,往往花费巨大,是一般的杂志社或其它出版单位难以承受的。站在采编的角度,杂志社如果要使以前的资源配置得到初步改善,为采编服务,可以建立起杂志社自己的Intranet,在Intranet的后台,是作者数据库、稿件数据库和发行统计数据数据库及其它各种各样便于杂志社内部沟通和资源整合的数据库。这样的数据库,往往急杂志社所需,开发成本又很低,而且适合杂志社自身的实际发展情况。

  作者数据库对于采编部来说是杂志社内部最为重要的数据库,通过这个数据库,可以对杂志社的作者资源进行管理。在这个数据库里,每个作者的资料都会很详尽,除了有作者的联系方法了、工作单位、电子邮件、职位等基本资料,还有作者的其它特长和研究方向。

  通过作者数据库和网络,不仅可以进行数据库营销,而且可以进行关系营销,增进作者同杂志社的感情,使他们积极关注杂志社的成长,为杂志社的发展出谋划策。同时由于增进了同作者的感情沟通,作者有了好的作品也会首先想到杂志社来发表。利用这个数据库,还可以将作者进行分级分类管理,对于级别处于专家级的,通常还可以采用特别的关系营销方式进行沟通,拉近这些作者同杂志社的距离,使他们感觉自己也是杂志社团队的一部分,很受杂志社的尊重与爱戴。对于杂志社来说,这个数据库也成为了杂志社的一个重要无形资产,它将杂志社散乱的资源整合起来,通过杂志社内部Intranet,使采编部的每个编辑都可以方便查看这个数据库,这样编辑人员在完成选题策划以后,就多了一条完成选题内容的重要途径。依据选题的大致方向,可以通过作者数据库查找到哪个作者可以完成这个选题或者去采访他得到所要选题的大致内容,或者再由这个作者指引一些方向介绍该选题领域的其它擅长于此的人物,进一步将选题内容做得更深入、完备。

  稿件数据库则完全改变了编辑的工作方式,改变了传统的印刷排版流程。无论是作者投来的稿件还是杂志社的采写编辑采写来的稿件统统进入稿件数据库,统一进行管理。稿件数据库可以通过联网工作来编辑所要选择的稿件,计算机会对编辑过的稿件进行提示。校对工作也变得容易,可以先有计算机进行智能校对,然后再由人工来校对。同时,计算机会自动统计出编辑过稿件的字数。对于三审制,即编辑先初选稿件,然后再由编辑主任或主编审稿,最后有总编审稿和定稿,有了稿件数据库也变得相当容易。编辑、编辑主任或主编、总编分别确定过的稿件计算机会用不同的标记标示。由于有了稿件数据库,就是总编出差在异地也可以通过互联网进入数据库来定稿,实际上,稿件数据库对实现采编部异地办公起着重要作用。与没有实现信息化相比,稿件数据库的存在使得稿件统一以数字形式存储起来,可以长期保存,易于查阅,而纸质的稿件往往会堆积成山,占去采编部的工作空间,并且时间一长,容易丢失和不便查阅。稿件数据库往往与作者数据库相连,可以随时通过作者库查出稿件库中有作者的多少篇文章、发表日期及文章内容,同时,也可以通过稿件查到在作者库稿件作者的详细信息。在印刷排版方面,有了稿件数据库,使这个流程亦变得相当简单。美术排版编辑通过网络,直接从稿件库中将确定的稿件内容进行排版设计,然后联网发送到激光照排车间,制版以后便可以上机印刷。整个过程似乎使印刷厂和采编部连为了一体。

  发行统计数据数据库虽然对发行人员很重要,但对编辑人员也有一定的参考价值,对采编人员来说,通过杂志社内部的Intranet,查看发行统计数据数据库,及时了解每次的发行数据,可以对采编人员有警示作用,通过发行状况来总结内容上的不足。

  三、动态的闭环反馈系统

  现在,采编流程彻底再造了。

  利用读者数据库,辅以网站互动、数据库营销或者其它的营销互动形式,采编部编辑得到读者的需求,然后依此进行策划选题。完成选题以后,便是着手做选题内容,这时候编辑可以轻松利用单位里整合好的资源去完成内容,可以通过查阅稿件数据库看是否以前有未发表过的稿件适合选题,或者查阅作者数据库看那些作者能完成此类选题,或者通过作者数据库、读者数据库将选题发送出去征求稿件,或者让作者、读者对选题提出相关之意见,还可以在单位网站上发出征求选题的稿件。当一切稿件通过稿件库完成编辑,印刷付印进入市场以后,还可以再通过读者数据库来征求读者对刊物内容的意见,然后做出评价。如此反复。

  相对于传统的采编流程,新的采编流程缩短了出版周期,抢占了市场,适应了市场变化。

  而更为重要的是,这种反复的信息流程在市场读者和采编部间形成了一个动态的闭环反馈系统,这个反馈系统的存在,使得采编工作不断动态的随着市场变化,永远保持生机与活力。(千龙新闻网)